使用しないユーザーの場合は、ユーザーページでステータスをDisable
にすればそのユーザーが作成したデータやノートはそのユーザーが
作成したものとしてShotgun状に残ります。
(該当ユーザーだけがShotgunにログインできない状態)
通常はDisable(無効)にしていただければ大丈夫です。
もし、ユーザーを削除した場合は、Shotgun上ではそのユーザーは
存在しなくなります。
VersionのデータではShotgunさんとなりアイコンは残りますが、
その他のノートなどはそのユーザー情報が紐づいていません。
ライセンスとしては、ご契約本数分が有効(Active)になっていれば大丈夫なので、
前者の方法で、使用ユーザーを有効(Active)、使用しなくなったユーザーを
無効(Disable)にして管理することをおすすめします。